Доверенность, которую нужно использовать за рубежом или которая приходит из-за рубежа, редко не срабатывает по содержанию и часто — по форме. Определяют три вопроса: какой формы требует сделка в стране назначения (простая письменная, с удостоверением подписи или нотариально удостоверенная)? Кто вправе действительно удостоверить подпись там, где вы находитесь? И какое подтверждение подлинности нужно документу далее — апостиль или легализация? Тот, кто проясняет эти три пункта до нотариальной встречи, экономит недели, почтовые расходы и порой второй перелёт. Это руководство показывает, как действовать, когда доверенность должна курсировать между Германией, Швейцарией, Украиной или другим государством.
Коротко
- Доверенности в простой письменной форме в быту часто достаточно, но для учреждения GmbH, торгового реестра и сделок с недвижимостью — почти никогда.
- Удостоверение подписи подтверждает лишь, кто подписал. Безотзывная доверенность по немецкому праву требует нотариального удостоверения документа.
- Удостоверенная за рубежом доверенность должна быть равнозначна стандартам страны назначения, иначе, например, регистрационный суд её отклонит.
- Между государствами — участниками Гаагской конвенции достаточно апостиля, проставленного органом государства выдачи; иначе требуется легализация.
- Консульства удостоверяют подписи и совершают нотариальные действия лишь в ограниченной мере. Планируйте приём и документы за недели.
Когда доверенность для использования за рубежом должна быть нотариальной
Доверенность — прежде всего заявление: лицо A уполномочивает лицо B действовать от его имени. Достаточно ли листа с подписью, зависит не от самой доверенности, а от сделки, для которой она нужна, и от инстанции, которая её принимает.
Нотариальной она, как правило, становится, когда сама основная сделка требует строгой формы или в неё вовлекается орган власти. Типичные случаи из практики:
- Корпоративное право: тот, кто учреждает немецкую GmbH и сам не является к нотариусу, нуждается в доверенности с нотариально удостоверенной подписью. Насколько строго суды к этому относятся, показывает дело Высшего земельного суда Бремена об учреждении GmbH, где учредитель находился за рубежом и направил представителя.
- Недвижимость: покупка, продажа или обременение земельного участка проходят через поземельную книгу. Поземельные ведомства принимают доверенности практически только в публичной форме.
- Реестры и органы власти: подача документов в торговый реестр, передача долей и многие судебные процедуры требуют удостоверенной подписи.
- Банки и наследство: банки часто требуют нотариальной формы или собственного бланка, а при наследстве за рубежом тамошний суд часто запрашивает апостиль и перевод.
- Миграция и пребывание: тот, кто поручает адвокату в стране назначения вести процедуру получения разрешения, обычно обходится простой адвокатской доверенностью. Для же ликвидации квартиры, снятия автомобиля с учёта или раздела наследства в стране происхождения часто требуется удостоверенная доверенность.
Для бытовых операций — получить посылку, расторгнуть договор аренды или принять почту — обычно достаточно простой письменной формы, в том числе через границы.
Простая письменная, с удостоверением подписи или нотариальная
В немецком праве, как разъясняет Министерство иностранных дел ФРГ, существуют две формы публичных документов: удостоверение подписи и нотариальное удостоверение документа. К ним добавляется третий уровень — простая письменная доверенность без участия должностного лица.
Различие не только формальное. При удостоверении подписи нотариус проверяет, вы ли то лицо, которое подписывает; сам текст он не проверяет. При нотариальном удостоверении документа он зачитывает его и разъясняет вам последствия. Поэтому согласно указаниям Министерства иностранных дел: удостоверения подписи достаточно лишь для отзывной доверенности. Безотзывная доверенность — например, для согласия на передачу собственности на недвижимость — должна быть нотариально удостоверена.
Нотариальная или простая письменная: правило большого пальца
Сначала спросите инстанцию, которая примет доверенность: регистрационный суд, поземельное ведомство, банк, контрагент. Если она ничего особого не требует, часто достаточно простой письменной формы. Если нужна публичная форма — минимум удостоверение подписи. Если речь о безотзывном или очень широком полномочии — сразу планируйте нотариальное удостоверение. Более дорогая форма не вредит, слишком слабая — стоит времени.
Генеральная или специальная доверенность
Для зарубежных дел этот выбор по меньшей мере столь же важен, как и форма.
Специальная доверенность действует для конкретной сделки: продажа квартиры в Киеве, учреждение GmbH в Цюрихе, регистрация в торговом реестре в Мюнхене. Её легко проверить, поскольку орган точно видит, на что уполномочен представитель. Зарубежные реестры и банки, как правило, принимают её быстрее.
Генеральная доверенность позволяет представителю действовать от вашего имени во всех или почти всех делах. Это удобно при длительном пребывании за границей, но рискованно: представитель может заключать и сделки, о которых вы никогда не думали. Многие зарубежные инстанции к тому же относятся к генеральным доверенностям критически, поскольку не могут проверить, покрыта ли ею конкретная сделка. Тот, кто выдаёт генеральную доверенность, должен удостоверить её нотариально.
Наш совет из практики: для каждой серьёзной сделки за рубежом лучше отдельная специальная доверенность, чётко сформулированная, с полными данными обеих сторон — датой рождения, адресом и номером документа. По доверенностям для GmbH немецкие реестры ожидают именно таких данных, чтобы доверитель был однозначно идентифицирован.
Подписание за рубежом: кто вправе удостоверить подпись
Если вы живёте в Швейцарии, Украине или США и нуждаетесь в доверенности для Германии, у вас в принципе есть три пути.
Иностранный нотариус
Очевидный путь — нотариус по месту. Сложность: нотариусы в мире работают по-разному. В некоторых странах notary public лишь подтверждает подпись без тщательной проверки документа. Для процедур вроде немецкого торгового реестра зарубежное удостоверение, однако, должно быть равнозначно немецкому: личная явка, тщательная проверка личности, пометка, точно отражающая, как проводилась проверка. Если этого нет, регистрационный суд откажет — даже если документ в стране выдачи полностью действителен.
Практическое решение: попросите иностранного нотариуса использовать удостоверительную надпись по немецкому образцу, желательно двуязычную, с указанием предъявленного документа, удостоверяющего личность.
Немецкое представительство за рубежом
Немецкие посольства и консульства могут удостоверять подписи и в определённых случаях совершать нотариальные удостоверения. Министерство иностранных дел называет в качестве применимого случая ситуации, когда иностранные нотариусы или органы помочь не могут. Представительства, однако, не заменяют немецкий нотариат: они действуют лишь когда это необходимо для правового оборота в Германии и часто отказываются от сложных удостоверений — таких как генеральные доверенности или учредительные документы. Приёмов мало. Поэтому за недели заранее выясните, возьмётся ли представительство за ваш конкретный документ и какие бумаги нужно принести.
Швейцарское представительство за рубежом
Обратное действует и для швейцарцев, живущих в Германии. Согласно Постановлению о швейцарских лицах и учреждениях за рубежом, швейцарские представительства могут удостоверять подписи — но только в рамках, задаваемых постановлением. Для нотариальных удостоверений по швейцарскому праву путь обычно ведёт в нотариат в компетентном кантоне.
Онлайн-удостоверение
С 1 августа 2022 года GmbH и UG в Германии можно учреждать онлайн, с удостоверением документов и подписей в онлайн-встрече. Эта процедура ведётся через строго регулируемую систему нотариусов. Произвольный видеозвонок или отсканированный PDF её не заменяют. Для поземельной книги и многих зарубежных органов по-прежнему нужен бумажный оригинал или удостоверенная выписка.
Апостиль или легализация: подтверждение подлинности
Если доверенность удостоверена, страна назначения должна ещё убедиться, что печать и подпись нотариуса подлинные. Для этого есть два пути.
- Апостиль: если страна выдачи и страна назначения — участники Гаагской конвенции 1961 года, достаточно апостиля. Его проставляет компетентный орган государства, в котором документ был составлен, — не посольство. Дополнительный штамп консульства тогда не нужен.
- Легализация: если одна из стран не является участницей, документ проходит цепочку подтверждений — сначала органами страны выдачи, затем представительством страны назначения. Швейцария подробно описывает порядок легализации публичных документов; он занимает заметно больше времени.
Какой путь применим к вашему документу, мы объясняем в нашей публикации «Апостиль vs. легализация». Отдельные шаги для доверенностей — в материале «Апостиль для доверенности».
Нужны ли для вашей пары стран апостиль, легализация или вовсе никакого дополнительного подтверждения — выясните до нотариальной встречи. Спросите инстанцию, которая в итоге примет документ: именно она решает, что принять.
Доверенности между Швейцарией, Германией и Украиной
Три комбинации встречаются особенно часто.
Немецкая доверенность для Швейцарии. Вы живёте в Германии и хотите быть представлены при учреждении швейцарской GmbH. Немецкий нотариус удостоверяет вашу подпись, компетентный немецкий орган проставляет апостиль, оригинал доверенности направляется швейцарскому нотариату. Как проходит нотариальное удостоверение в Швейцарии, показывает наш путеводитель по нотариальному удостоверению GmbH и AG. Кто учреждает компанию как иностранец, найдёт дополнительные пункты в материале «Учреждение фирмы в Швейцарии иностранцем».
Швейцарская доверенность для Германии. Удостоверенная в Цюрихе доверенность должна использоваться в немецком торговом реестре или поземельном ведомстве. Здесь важна равнозначность: швейцарские нотариаты работают с личной явкой и проверкой документа, удостоверяющего личность, что, как правило, соответствует немецким требованиям. Тем не менее стоит потребовать удостоверительной надписи с полными данными и сразу запланировать апостиль кантонального органа.
Доверенность из Украины или в Украину. Многим людям со статусом защиты S в Швейцарии приходится решать дела на родине: продать квартиру, принять наследство, закрыть счёт. Доверенность тогда подписывается в Швейцарии и должна соответствовать требованиям украинских органов и нотариусов — включая апостиль и удостоверенный перевод. Обратно: украинские документы для швейцарских органов часто требуют перевода, точно передающего юридический смысл. До встречи проверьте, какие требования украинская сторона предъявляет к тексту, языку и паспортным данным. Для доверенностей, затрагивающих связи с Россией, добавляется ещё один уровень: в зависимости от задействованных лиц и имущественных ценностей могут применяться положения санкционного режима, которые следует выяснить до подписания.
Шаг за шагом к доверенности, которая сработает за рубежом
- Определите цель. Какая сделка, в какой стране, перед какой инстанцией? От этого зависит всё.
- Выясните требования инстанции назначения. Форма, язык, оригинал или выписка, срок действия. Некоторые банки и реестры принимают только доверенности возрастом в несколько месяцев.
- Составьте текст. Предпочтительна специальная доверенность: полные данные, ясный объём, при необходимости двуязычно. Уточните, вправе ли представитель выдавать передоверие или заключать сделки с самим собой.
- Выберите форму. Простая письменная, удостоверение подписи или нотариальное удостоверение — в зависимости от сделки и отзывности.
- Определите удостоверяющую инстанцию. Нотариуса по месту с равнозначной процедурой, зарубежное представительство — после предварительного запроса — или допустимую онлайн-процедуру.
- Получите апостиль или легализацию. В компетентном органе государства выдачи.
- Закажите перевод. Если это требуется страной назначения — у признанного там переводчика, часто также с удостоверением.
- Отправьте оригинал и сохраните копию. Курьером с отслеживанием, поскольку утраченный оригинал означает весь путь заново.
Сколько стоит нотариальная доверенность
В Германии нотариальные тарифы установлены законом; нотариусы не вправе договариваться свободно. Основополагающим актом является Закон о судебных и нотариальных расходах (GNotKG). Согласно § 98 GNotKG стоимость сделки для доверенности на конкретное дело определяется как половина стоимости этого дела. При генеральной доверенности нотариус определяет стоимость по объёму доверенности и имуществу доверителя — не более половины имущества и максимально 1 млн евро. Простое удостоверение подписи обычно существенно дешевле нотариального удостоверения документа.
Для предварительных доверенностей о попечении есть более дешёвый путь: должностное лицо органа опеки по § 7 BtOG вправе публично удостоверять подписи на предварительных доверенностях о попечении и распоряжениях о попечении; плата составляет 10 евро. Для банковских или фирменных дел за рубежом это, однако, не помогает.
К этому в зависимости от случая добавляются сбор за апостиль, консульские сборы по соответствующим тарифам и курсам, расходы на перевод и курьер. Для нотариального удостоверения в Швейцарии узнайте тариф у нотариата соответствующего кантона до бронирования приёма. Поэтому всегда рассчитывайте всю цепочку, а не только встречу с нотариусом.
Наш взгляд: доверенность сильна лишь настолько, насколько сильно её слабейшее звено
В наших проектах мы редко сталкиваемся с доверенностью, ошибочной по содержанию. Мы видим многие, рушащиеся по дороге: notary public без проверки документа, отсутствующий апостиль, перевод, неверно передающий терминологию, консульство, отменяющее приём в последний момент. Каждое звено по отдельности стоит немного, вместе же часто — недели.
Поэтому мы начинаем с конца: с инстанции, которая возьмёт доверенность в руки в итоге. От неё задаём форму, текст, удостоверение и апостиль. Поскольку мы работаем напрямую на немецком, английском, французском, украинском и русском языках без внешних переводчиков, мы сами проверяем текст доверенности и её перевод и рано замечаем, если формулировка в другом правопорядке означает нечто иное. Именно в проектах, связанных с Украиной или Россией, это часто и является разницей между документом, который принимается, и тем, что возвращается.
— Bitblade
Если вы хотите получить поддержку
Sobiera Legal Consulting в Цюрихе сопровождает частных лиц и компании при подготовке доверенностей с зарубежным аспектом: от проекта до согласования с нотариусом, апостиля и сопровождения перевода. Первая консультация с оценкой вашего случая — от 150 CHF в час. Детали об апостиле, доверенности и переводе, а также наши прочие услуги — в разделе «Пакеты и гонорары».
Частые вопросы
Действительна ли немецкая доверенность за рубежом?
По содержанию чаще всего да, формально решает страна назначения. Многие инстанции требуют удостоверения подписи с апостилем или легализацией и перевода. Выясните это у инстанции, которая примет доверенность, до нотариальной встречи.
Можно ли удостоверить доверенность для Германии у иностранного нотариуса?
Да, если процедура равнозначна немецкой — то есть личная явка и задокументированная проверка личности. Для торгового реестра и поземельной книги стоит потребовать удостоверительную надпись по немецкому образцу. К этому, как правило, добавляется апостиль государства выдачи.
Какие доверенности должны быть нотариально удостоверены?
Прежде всего доверенности для учреждения GmbH, подачи в торговый реестр, передачи долей и сделок с недвижимостью. Безотзывные доверенности по немецкому праву подлежат даже нотариальному удостоверению документа. Для бытового представительства часто достаточно простой письменной формы.
Выдаёт ли апостиль консульство?
Нет. Апостиль проставляет компетентный орган государства, в котором документ был составлен. Посольства и консульства для этого не компетентны, однако в случаях с государствами — не участниками конвенции они могут участвовать в легализации.