Довіреність, яку потрібно використовувати за кордоном або яка надходить з-за кордону, рідко зазнає невдачі через зміст і часто — через форму. Визначальними є три питання: якої форми вимагає правочин у країні призначення (приватна, засвідчена чи нотаріально посвідчена)? Хто у місці вашого перебування може дійсно засвідчити підпис? І яке підтвердження справжності потрібне документу далі — апостиль чи легалізація? Хто вирішить ці три пункти до візиту до нотаріуса, той заощадить тижні, поштові витрати, а іноді й другий переліт. Цей посібник показує, як діяти, якщо довіреність має подорожувати між Німеччиною, Швейцарією, Україною чи іншою державою.
Коротко
- Приватної довіреності у повсякденні часто достатньо, але для заснування GmbH, торгового реєстру і правочинів з нерухомістю — майже ніколи.
- Засвідчення підпису підтверджує лише те, хто підписав. Безвідклична довіреність за німецьким правом потребує нотаріального посвідчення.
- Довіреність, засвідчена за кордоном, має бути еквівалентною стандартам країни призначення, інакше, наприклад, реєстраційний суд її не прийме.
- Між державами-учасницями Гаазької конвенції достатньо апостиля органу держави видачі, інакше потрібна легалізація.
- Консульства засвідчують і посвідчують лише в обмеженому обсязі. Запишіться на прийом і уточніть документи за кілька тижнів наперед.
Коли довіреність для використання за кордоном має бути нотаріальною
Довіреність спочатку є лише заявою: особа A уповноважує особу B діяти за неї. Чи достатньо для цього аркуша паперу з підписом, залежить не від самої довіреності, а від правочину, для якого вона потрібна, і від органу, який її приймає.
Нотаріальною вона зазвичай стає, щойно сам основний правочин вимагає суворої форми або в ньому бере участь орган влади. Типові випадки з практики:
- Корпоративне право: хто засновує німецьку GmbH і сам не з’явиться на нотаріальне засідання, потребує нотаріально засвідченої довіреності. Наскільки суворо суди ставляться до цього, показує справа OLG Bremen щодо заснування GmbH, у якій засновник був за кордоном і направив представницю.
- Нерухомість: купівля, продаж або обтяження земельної ділянки відбуваються через поземельну книгу. Поземельні відомства приймають довіреності практично лише в публічній формі.
- Реєстри і органи влади: подача до торгового реєстру, передача часток та багато судових процедур потребують засвідченого підпису.
- Банки і спадщини: банки часто вимагають нотаріальну форму або свій власний бланк, а щодо спадщин за кордоном тамтешній суд часто просить апостиль і переклад.
- Міграція і перебування: хто доручає адвокату в країні призначення провадження з надання дозволу, потребує здебільшого простої адвокатської довіреності. Для розірвання оренди житла, зняття автомобіля з реєстрації або поділу спадщини в країні походження, навпаки, часто потрібна засвідчена довіреність.
Для повсякденних дій, зокрема отримання посилки, розірвання договору оренди чи отримання кореспонденції, зазвичай достатньо приватної форми, зокрема й через кордони.
Приватна, засвідчена чи нотаріально посвідчена
У німецькому праві, як пояснює Міністерство закордонних справ (Auswärtiges Amt), існує дві форми офіційних документів: засвідчення підпису та нотаріальне посвідчення. До цього як третій ступінь додається проста приватна довіреність без посадової особи.
Різниця не лише формальна. При засвідченні нотаріус перевіряє, чи ви та особа, яка підписує, а сам текст він не перевіряє. При посвідченні він зачитує документ і роз’яснює вам його дію. Тому за вказівками Міністерства закордонних справ: засвідченого підпису достатньо лише тоді, коли довіреність є відкличною. Безвідклична довіреність, наприклад на передачу права власності на нерухомість (Auflassung), має бути нотаріально посвідчена.
Нотаріальна чи приватна: правило великого пальця
Спершу запитайте орган, який приймає довіреність: реєстраційний суд, поземельне відомство, банк, контрагента. Якщо він нічого конкретного не вимагає, часто достатньо приватної форми. Якщо він вимагає офіційний документ, засвідчення — мінімум. Якщо йдеться про безвідкличне або дуже широке уповноваження, одразу плануйте нотаріальне посвідчення. Дорожча форма ніколи не зашкодить, а занадто слабка коштує часу.
Генеральна чи спеціальна довіреність
Для закордонних справ цей вибір щонайменше такий же важливий, як і форма.
Спеціальна довіреність поширюється на конкретний правочин: продаж квартири в Києві, заснування GmbH у Цюриху, подання до торгового реєстру в Мюнхені. Її легко перевірити, бо орган точно бачить, на що уповноважений представник. Іноземні реєстри та банки, як правило, приймають її швидше.
Генеральна довіреність дозволяє уповноваженому представляти вас у всіх або майже всіх справах. Це зручно, якщо ви тривалий час живете за кордоном, але ризиковано: уповноважений може укладати й ті правочини, про які ви навіть не думали. Крім того, багато іноземних установ ставляться до генеральних довіреностей критично, оскільки не можуть перевірити, чи охоплено конкретний правочин. Хто видає генеральну довіреність, має оформити її у вигляді нотаріального посвідчення.
Наша практична порада: для кожного більшого закордонного правочину краще окрема спеціальна довіреність, чітко сформульована, з повними персональними даними обох сторін, датою народження, адресою та номером документа. При довіреностях для GmbH німецькі реєстри очікують саме цих даних, щоб довіритель був однозначно ідентифікований.
Підпис за кордоном: хто може засвідчити
Якщо ви живете у Швейцарії, Україні чи США і потребуєте довіреності для Німеччини, у вас є загалом три шляхи.
Іноземний нотаріус
Найочевидніший шлях — місцевий нотаріус. Проблема: нотаріуси у світі працюють дуже по-різному. У деяких країнах Notary Public лише підтверджує підпис без ретельної перевірки документа. Для процедур на кшталт німецького торгового реєстру іноземне засвідчення має бути еквівалентним німецькому: особиста явка, ретельна перевірка особи, помітка, яка точно фіксує, як саме здійснювалася перевірка. Без цього реєстраційний суд відмовить, навіть якщо документ у країні видачі цілком дійсний.
Практичне рішення: попросіть іноземного нотаріуса використати засвідчувальний напис за німецьким зразком, в ідеалі двомовний, із зазначенням пред’явленого документа, що посвідчує особу.
Німецьке закордонне представництво
Німецькі посольства та консульства можуть засвідчувати підписи і в певних випадках здійснювати нотаріальне посвідчення. Міністерство закордонних справ називає як випадок застосування ситуації, коли іноземні нотаріуси або органи не можуть допомогти. Але представництва не є заміною німецького нотаріату: вони діють лише тоді, коли це потрібно для німецького правового обігу, і часто відмовляють у складних посвідченнях, таких як генеральні довіреності чи установчі документи. Прийомні години обмежені. Тому за кілька тижнів наперед запитайте, чи візьметься представництво за ваш конкретний документ і які документи треба мати при собі.
Швейцарське закордонне представництво
Для швейцарських громадянок і громадян, які живуть у Німеччині, діє подібне у зворотному порядку. За Постановою про швейцарських осіб та установи за кордоном швейцарські представництва можуть засвідчувати підписи, однак лише в межах, передбачених постановою. Для нотаріальних посвідчень за швейцарським правом шлях, як правило, веде до нотаріату відповідного кантону.
Онлайн-засвідчення
З 1 серпня 2022 року GmbH та UG у Німеччині можна засновувати онлайн, з посвідченням і засвідченням в онлайн-зустрічі. Ця процедура відбувається через суворо врегульовану систему нотаріусів. Будь-який відеодзвінок або відсканований PDF її не замінює. Для поземельної книги і багатьох іноземних органів вам, як і раніше, потрібен оригінал на папері або примірник (Ausfertigung).
Апостиль чи легалізація: доказ справжності
Якщо довіреність засвідчена, країна призначення має ще повірити, що печатка і підпис нотаріуса справжні. Для цього є два шляхи.
- Апостиль: якщо країна видачі та країна призначення є державами-учасницями Гаазької конвенції 1961 року, достатньо апостиля. Його ставить компетентний орган держави, у якій було створено документ, а не посольство. Додаткова печатка консульства тоді не потрібна.
- Легалізація: якщо одна з країн не є державою-учасницею, документ проходить ланцюг підтверджень — спочатку органами держави видачі, потім представництвом країни призначення. Швейцарія докладно описує порядок легалізації офіційних документів; він триває помітно довше.
Який шлях діє для вашого документа, пояснюємо у нашій статті «Апостиль vs. легалізація». Окремі кроки для довіреностей ви знайдете в «Апостиль для довіреності».
Чи потрібен для вашої пари країн апостиль, легалізація або жодне інше підтвердження, слід з’ясувати до візиту до нотаріуса. Для цього запитайте орган, який у підсумку прийматиме документ, адже саме він вирішує, що він приймає.
Довіреності між Швейцарією, Німеччиною та Україною
Три комбінації трапляються нам особливо часто.
Німецька довіреність для Швейцарії. Ви живете у Німеччині і хочете, щоб вас представляли при заснуванні швейцарської GmbH. Німецький нотаріус засвідчує ваш підпис, компетентний німецький орган ставить апостиль, довіреність в оригіналі направляється до швейцарського нотаріату. Як відбувається посвідчення у Швейцарії, показує наш посібник з нотаріального посвідчення GmbH і AG. Хто засновує як іноземна особа, знайде додаткові пункти у «Заснування фірми у Швейцарії як іноземець».
Швейцарська довіреність для Німеччини. Довіреність, засвідчена в Цюриху, має бути використана в німецькому торговому реєстрі або поземельному відомстві. Тут важлива еквівалентність: швейцарські нотаріати працюють з особистою явкою і перевіркою документа, що посвідчує особу, а це, як правило, відповідає німецьким вимогам. Усе ж варто попросити помітку з повними персональними даними і одразу запланувати апостиль кантонального органу.
Довіреність з України або в Україну. Багато людей зі статусом захисту S у Швейцарії мають вдома врегулювати справи: продати квартиру, прийняти спадщину, закрити рахунок. Довіреність тоді підписується у Швейцарії і має підходити для українських органів і нотаріусів, включно з апостилем і засвідченим перекладом. І навпаки, для українських документів у швейцарських органах часто потрібен переклад, який юридично точно передає зміст. Перед прийомом перевірте, яких вимог українська сторона ставить до тексту, мови та даних документа, що посвідчує особу. Для довіреностей, пов’язаних з Росією, додається ще один рівень: залежно від залучених осіб і майна можуть застосовуватися санкційні приписи, які варто з’ясувати до підпису.
Крок за кроком до довіреності, що буде прийнята за кордоном
- Визначте мету. Який правочин, у якій країні, перед яким органом? Від цього залежить усе.
- Уточніть вимоги цільового органу. Форма, мова, оригінал чи примірник, строк дії. Деякі банки й реєстри приймають лише довіреності, яким кілька місяців.
- Складіть текст. Віддавайте перевагу спеціальній довіреності; повні персональні дані, чіткий обсяг, за потреби двомовно. З’ясуйте, чи може представник надавати передоручення або укладати правочини сам із собою.
- Виберіть форму. Приватна, засвідчення чи нотаріальне посвідчення — залежно від правочину і відкличності.
- Визначте орган засвідчення. Місцевий нотаріус з еквівалентною процедурою, закордонне представництво після попереднього запиту або допустима онлайн-процедура.
- Отримайте апостиль чи легалізацію. У компетентному органі держави видачі.
- Замовте переклад. Якщо країна призначення цього вимагає, у визнаної там перекладачки чи перекладача, часто також із засвідченням.
- Надішліть оригінал і залиште копію. Кур’єром з відстеженням, адже втрачений оригінал означає весь шлях спочатку.
Скільки коштує нотаріальна довіреність
У Німеччині нотаріальні тарифи встановлені законом, нотаріуси не можуть вільно домовлятися. Визначальним є Закон про судові та нотаріальні витрати (GNotKG). За § 98 GNotKG вартість правочину для довіреності на певний правочин становить половину вартості цього правочину. При генеральній довіреності нотаріус визначає вартість за обсягом довіреності та майном довірителя — максимально половину майна і не більше 1 млн євро. Просте засвідчення підпису зазвичай значно дешевше за посвідчення.
Для довіреностей на випадок втрати дієздатності (Vorsorgevollmacht) є дешевший шлях: уповноважена особа органу опіки за § 7 BtOG може публічно засвідчувати підписи на довіреностях на випадок втрати дієздатності та розпорядженнях щодо опіки; збір становить 10 євро. Для банківських чи корпоративних справ за кордоном це, однак, не допомагає.
Додаються, залежно від випадку, збір за апостиль, консульські збори за відповідними тарифами й обмінними курсами, витрати на переклад і кур’єра. Для посвідчення у Швейцарії запитайте тариф у нотаріаті відповідного кантону, перш ніж бронювати прийом. Тому завжди рахуйте весь ланцюг, а не лише візит до нотаріуса.
Наш погляд: довіреність настільки міцна, наскільки її найслабша ланка
У наших справах ми рідко бачимо довіреність, яка є неправильною за змістом. Ми бачимо багатьох, які зазнають невдачі в дорозі: Notary Public без перевірки документа, що посвідчує особу, відсутній апостиль, переклад, який неправильно передає фаховий термін, консульство, що скасовує прийом в останній момент. Кожна з цих ланок окремо коштує небагато, але разом часто тижні.
Тому ми починаємо з кінця: з органу, який наприкінці триматиме довіреність у руках. Звідти ми визначаємо форму, текст, засвідчення та апостиль. Оскільки ми працюємо безпосередньо німецькою, англійською, французькою, українською та російською мовами, без зовнішніх перекладачів, ми самі перевіряємо текст довіреності і переклад та завчасно помічаємо, коли формулювання в іншому правопорядку означає щось інше. Саме у справах, пов’язаних з Україною чи Росією, це часто різниця між документом, який приймають, і таким, що повертається назад.
— Bitblade
Якщо ви хочете підтримки
Sobiera Legal Consulting у Цюриху супроводжує приватних осіб і компанії у довіреностях із закордонним елементом: від проєкту тексту та узгодження з нотаріусом до апостиля та супроводу перекладу. Перша консультація з оцінкою вашої справи — від 150 швейцарських франків (CHF) за годину. Деталі щодо апостиля, довіреності та перекладу, а також наші інші послуги — у розділі «Пакети та гонорари».
Поширені запитання
Чи є німецька довіреність дійсною за кордоном?
За змістом здебільшого так, формально вирішує країна призначення. Багато органів вимагають засвідченого підпису з апостилем або легалізацією і перекладу. Перед візитом до нотаріуса запитайте в органу, який прийматиме довіреність.
Чи можу я засвідчити довіреність для Німеччини в іноземного нотаріуса?
Так, якщо процедура еквівалентна німецькій, тобто особиста явка і задокументована перевірка особи. Для торгового реєстру та поземельної книги варто просити помітку за німецьким зразком. До цього, як правило, додається апостиль держави видачі.
Які довіреності мають бути нотаріально засвідчені?
Насамперед довіреності на заснування GmbH, подання до торгового реєстру, передачу часток і правочини з нерухомістю. Безвідкличні довіреності за німецьким правом мають навіть бути нотаріально посвідчені. Для повсякденних представництв часто достатньо приватної форми.
Чи видає консульство апостиль?
Ні. Апостиль видає компетентний орган держави, у якій було створено документ. Посольства і консульства для цього не компетентні, але у відносинах з державами, що не є учасницями конвенції, вони можуть бути частиною легалізації.