Eine öffentliche Beurkundung auf Englisch ist in der Schweiz möglich, aber nicht überall und nicht für jedes Geschäft gleich. Ob die Urkunde englisch, zweisprachig oder zwingend in einer Amtssprache errichtet wird, entscheidet der Kanton, in dem beurkundet wird, und oft auch das Register, bei dem die Urkunde später landet. Wer aus Deutschland, Großbritannien oder den USA eine Schweizer GmbH gründet, einen Ehevertrag schließt oder eine Vollmacht für die Schweiz braucht, sollte deshalb drei Fragen klären, bevor der Notartermin steht: Welche Form verlangt das Geschäft? Welche Sprache lässt die zuständige Urkundsperson zu? Und was verlangt die Behörde, die das Dokument am Ende annehmen muss?
Kurz gesagt
- In der Schweiz gibt es kein einheitliches Beurkundungsrecht: Das Verfahren regeln weitgehend die Kantone, deshalb hängt die Urkundensprache vom Ort und von der Urkundsperson ab.
- Eine englische Urkunde ist nur dann sinnvoll, wenn alle Beteiligten sie verstehen und die Urkundsperson die Sprache sicher beherrscht oder eine Dolmetscherin beizieht.
- Für das Handelsregister reicht Englisch allein meist nicht: Statuten und Verträge in anderen Sprachen verlangen in der Regel zusätzlich eine deutsche (bzw. kantonale) Fassung oder Übersetzung.
- Zweisprachige Urkunden (Deutsch/Englisch) sind oft der praktikabelste Weg, brauchen aber eine klare Regel, welche Fassung im Zweifel gilt.
- Beurkundung, Beglaubigung, Übersetzung und Apostille sind vier verschiedene Schritte. Wer sie verwechselt, verliert Wochen.
Beurkundung, Beglaubigung, Übersetzung: drei verschiedene Vorgänge
Die meisten Suchergebnisse zu diesem Thema drehen sich um beglaubigte Übersetzungen. Das ist ein anderer Vorgang als eine Beurkundung, und der Unterschied hat Folgen.
Bei der öffentlichen Beurkundung hält eine staatlich ermächtigte Urkundsperson ein Rechtsgeschäft oder eine rechtserhebliche Tatsache in der gesetzlich vorgeschriebenen Form fest. Die Notariate im Kanton Zürich erklären in ihrem Glossar zur öffentlichen Beurkundung, dass sich das Wort «öffentlich» auf die Urkundsperson bezieht, nicht auf das Verfahren: Niemand Fremdes sitzt dabei. Zweck der Form ist, dass die Parteien volle Klarheit über das Geschäft erhalten und vor unüberlegten Entschlüssen geschützt werden.
Bei der Beglaubigung bestätigt die Urkundsperson nur die Echtheit einer Unterschrift oder die Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original. Den Inhalt des Dokuments prüft sie dabei nicht.
Die beglaubigte Übersetzung schließlich bestätigt, dass eine Übersetzung dem Ausgangstext entspricht. Sie macht aus einem englischen Vertrag keine Schweizer öffentliche Urkunde.
Auch die Übersetzung des Wortes selbst ist nicht eindeutig. Das Cambridge Dictionary nennt für «Beurkundung» unter anderem «certification» und «registration» und übersetzt die Beurkundung eines Kaufvertrags beim Notar mit «notarization». Für die Schweizer öffentliche Beurkundung ist «public deed» die präziseste Wahl. «Certification» allein klingt für eine englischsprachige Gegenseite nach einer bloßen Unterschriftsbeglaubigung, und genau dieses Missverständnis führt in internationalen Transaktionen zu falschen Erwartungen. Wenn Sie einem Geschäftspartner in London oder New York erklären müssen, was in Zürich passiert, schreiben Sie besser «Swiss public deed executed before a notary» als nur «notarised».
Darf eine Schweizer Urkunde englisch sein?
Die kurze Antwort: Das Bundesrecht schreibt für bestimmte Geschäfte die öffentliche Beurkundung vor, das Verfahren aber regeln die Kantone. Der Kanton St. Gallen weist auf seiner Seite zu Beurkundungen und Beglaubigungen darauf hin, dass das Zivilgesetzbuch für gewisse Verträge und Erklärungen die öffentliche Beurkundung verlangt. Wie genau beurkundet wird, in welcher Sprache und mit welchen Beteiligten, steht dagegen im kantonalen Recht.
Hinzu kommt, dass die Kantone ihr Notariat unterschiedlich organisiert haben. Die Analyse der Preisüberwachung zu den kantonalen Notariatstarifen unterscheidet drei Systeme: das freie Notariat mit freiberuflichen Notarinnen und Notaren (etwa in Genf, Waadt, Bern, Aargau, Basel-Stadt und Tessin), das Amtsnotariat mit staatlich angestellten Urkundspersonen und Mischformen. Im Kanton Zürich beurkunden staatliche Notariate. Im freien Notariat können Sie dagegen gezielt eine Notarin wählen, die sicher Englisch spricht.
Was alle Systeme verbindet: Die Urkundsperson muss sicherstellen, dass jede Partei versteht, was sie unterschreibt. Die Zürcher Notariatsverordnung verlangt etwa, dass der Notar auf der Urkunde erklärt, sie enthalte den Parteiwillen, sei von den Parteien zur Kenntnis genommen, als richtig anerkannt und unterzeichnet worden, und dass er angibt, ob die Urkunde vorgelesen oder von den Parteien selbst gelesen wurde. Eine englische Urkunde, die eine Partei nicht versteht, erfüllt diesen Zweck nicht, ebenso wenig eine deutsche Urkunde für eine Gründerin, die nur Englisch liest.
Die Expertengruppe des Bundesamts für Justiz hat in ihrem Bericht zu einem einheitlichen Beurkundungsverfahren genau diese Punkte behandelt: Urkundssprache, fremdsprachige Urkundsparteien, Vorlesung, Genehmigung und Unterzeichnung. Der Bericht beschreibt die Beurkundung als Verfahren mit Schutz-, Beweis- und Klarheitsfunktion. Daraus folgt für die Praxis: Ein guter englischer Entwurf ist nur der Anfang. Entscheidend ist, ob die Urkundsperson das Verfahren in dieser Sprache sauber führen kann.
Der Vergleich mit Deutschland
Wer aus Deutschland kommt, kennt eine klare Regel. Nach § 5 Beurkundungsgesetz werden Urkunden grundsätzlich in deutscher Sprache errichtet, der Notar kann auf Verlangen aber auch in einer anderen Sprache beurkunden, wenn er sie hinreichend beherrscht. Versteht ein Beteiligter die Urkundensprache nicht, muss die Niederschrift nach § 16 BeurkG übersetzt werden. In der Schweiz fehlt eine solche bundesweite Vorschrift. Gehen Sie also nicht davon aus, dass ein Zürcher oder Genfer Notariat so arbeitet wie Ihr Notar in München oder Hamburg.
Die zweisprachige Urkunde: oft der beste Weg
Für viele internationale Mandate ist eine zweisprachige Fassung in zwei Spalten, Deutsch links und Englisch rechts, die praktikabelste Lösung. Die ausländischen Beteiligten lesen ihre Sprache, das Register erhält eine Fassung in seiner Amtssprache.
Der Grund liegt meist im Handelsregister. Das Handelsregisteramt Basel-Stadt schreibt in seinem Merkblatt zu Inhalt, Form und Sprache der Handelsregisterbelege, dass fremdsprachige Belege mit nicht einfachem Inhalt, etwa Statuten, Verträge, Gründungsberichte und letztwillige Verfügungen, sowohl im Original als auch in deutscher Übersetzung einzureichen sind. Die Übersetzerin muss die Übersetzung unterzeichnen und ihre Qualifikation darlegen. Andere Kantone stellen eigene Regeln auf, bezogen auf ihre jeweiligen Amtssprachen. Klären Sie deshalb beim zuständigen Handelsregisteramt, welche Fassung es verlangt.
Damit eine zweisprachige Urkunde funktioniert, braucht sie drei Dinge:
- Eine Vorrangklausel. Die Urkunde sollte festhalten, welche Fassung bei Abweichungen gilt. Für Schweizer Register ist das in der Regel die Fassung in der Amtssprache.
- Identische Inhalte. Beide Spalten müssen dasselbe sagen, bis in Beträge, Fristen und Firmennamen. Abweichungen zwischen den Fassungen sind später ein Streitpunkt.
- Saubere Terminologie. Begriffe wie «Stammkapital», «Geschäftsführer» oder «Zeichnungsberechtigung» haben keine deckungsgleichen englischen Entsprechungen. Eine juristisch geprüfte Übersetzung vermeidet, dass die englische Fassung etwas anderes verspricht als die deutsche.
Typische Geschäfte und was sprachlich zu beachten ist
Gründung einer GmbH oder AG. Gründungsurkunde und Statuten werden öffentlich beurkundet und gehen anschließend ans Handelsregister. Hier ist die zweisprachige Fassung Standard, wenn ausländische Gründer beteiligt sind. Was dabei sonst zu prüfen ist, zeigen wir in unserem Beitrag zur notariellen Beurkundung von GmbH und AG.
Ehevertrag und Erbvertrag. Beide verlangen die öffentliche Beurkundung. Hier geht es nicht um Register, sondern um persönliche, oft lebenslang wirkende Entscheidungen. Wenn ein Ehepartner kein Deutsch versteht, ist eine Fassung in seiner Sprache oder eine Übersetzung beim Termin nicht nur Komfort, sondern Voraussetzung dafür, dass der Vertrag später nicht angefochten wird.
Grundstückkauf. Auch der Kauf einer Wohnung oder eines Hauses muss öffentlich beurkundet werden. Weil die Urkunde anschließend ans Grundbuchamt geht, sollten Sie dort vorab klären, welche Sprachfassung es akzeptiert. Eine rein englische Urkunde ist hier selten der einfachste Weg.
Vollmacht und Unterschriftsbeglaubigung. Eine englische Vollmacht für eine Bank in London kann in der Schweiz problemlos beglaubigt werden, weil die Urkundsperson nur die Unterschrift bestätigt. Die Zürcher Notariate beschreiben auf ihrer Seite zu Beglaubigungen, dass sie dabei die Identität der unterzeichnenden Person anhand eines gültigen Passes oder einer Identitätskarte prüfen. Wie Sie eine Vollmacht fürs Ausland vorbereiten, erklären wir im Beitrag zur Apostille für die Vollmacht.
Ablauf einer englischen oder zweisprachigen Beurkundung
- Formbedarf klären. Braucht das Geschäft eine öffentliche Beurkundung oder genügt eine Beglaubigung der Unterschrift? Davon hängen Aufwand und Kosten ab.
- Zuständigkeit und Sprache klären. Welcher Kanton, welche Urkundsperson? Fragen Sie ausdrücklich, ob in Englisch beurkundet wird, ob nur zweisprachig oder ob eine Dolmetscherin beigezogen werden muss, und wer diese stellt.
- Entwurf erstellen und prüfen. Der Entwurf sollte rechtlich und sprachlich stehen, bevor er ans Notariat geht. Änderungen am Beurkundungstag kosten Zeit und oft einen neuen Termin.
- Unterlagen zusammenstellen. Ausweise, Registerauszüge und Vertretungsnachweise, gegebenenfalls mit Apostille und Übersetzung.
- Termin wahrnehmen. Die Urkunde wird vorgelesen oder selbst gelesen, genehmigt und unterzeichnet.
- Nachverfahren. Ausfertigungen, Anmeldung bei Handelsregister oder Grundbuch und, wenn die Urkunde ins Ausland geht, Apostille oder Legalisation sowie Übersetzung.
Planen Sie für Schritt 4 genügend Zeit ein, wenn ausländische Unterlagen beteiligt sind. Ein englischer Handelsregisterauszug einer Muttergesellschaft braucht oft selbst erst eine Apostille und eine beglaubigte Übersetzung, bevor eine Schweizer Urkundsperson ihn akzeptiert.
Was Sie zum Termin mitbringen
- gültigen Pass oder Identitätskarte aller Unterzeichnenden
- den finalen, noch nicht unterschriebenen Entwurf in allen Sprachfassungen
- bei Unternehmen einen aktuellen Handelsregisterauszug und den Nachweis der Vertretungsbefugnis, etwa eine Vollmacht oder einen Verwaltungsratsbeschluss
- bei ausländischen Gesellschaften die entsprechenden Nachweise mit Apostille und gegebenenfalls Übersetzung
- die schriftlichen Anforderungen der ausländischen Empfängerbehörde, wenn die Urkunde im Ausland verwendet wird
Welche Nachweise genau verlangt werden, unterscheidet sich je nach Kanton, Urkundsperson und Geschäft. Fragen Sie vorab schriftlich nach einer Liste.
Was eine englische Beurkundung kostet
Einen Schweizer Einheitspreis gibt es nicht. Die Preisüberwachung hat die Tarife der Kantone für standardisierte Geschäfte wie Grundstückübertragungen, Gesellschaftsgründungen, Ehe- und Erbverträge sowie Unterschriftsbeglaubigungen verglichen. Viele Gebühren richten sich nach dem Transaktionswert, und Auslagen, Rechtsberatung oder Entwürfe können separat abgerechnet werden.
Für eine englische oder zweisprachige Urkunde kommen typischerweise hinzu:
- die Übersetzung oder zweisprachige Ausarbeitung des Entwurfs
- eine Dolmetscherin beim Termin, wenn die Urkundsperson nicht selbst in Englisch beurkundet
- Apostillen und beglaubigte Übersetzungen ausländischer Unterlagen
- Registerauszüge: Ein beglaubigter Handelsregisterauszug kostet im Kanton Zürich laut Handelsregisteramt Zürich 50 Franken und ist unter anderem auf Englisch erhältlich
Eine seriöse Kostenschätzung braucht deshalb mindestens den Kanton, die Art der Urkunde, den Transaktionswert und die Sprachfrage. Wer Ihnen online einen Pauschalpreis für «Beurkundung auf Englisch» nennt, ohne diese Punkte zu kennen, kann ihn kaum halten.
Nach der Beurkundung: Apostille, Legalisation und Übersetzung
Geht die Urkunde ins Ausland, ist die Arbeit mit der Unterschrift nicht getan. Ob eine Apostille genügt oder eine konsularische Legalisation nötig ist, hängt vom Zielland und den geltenden Abkommen ab. Die Schweizer Auslandsvertretungen stellen auf ihrer Seite zu Legalisationen klar, dass eine Legalisation nur die Echtheit einer Unterschrift oder eines Siegels bestätigt und keine Verantwortung für Inhalt oder Gültigkeit des Dokuments übernimmt. Die inhaltliche Prüfung muss also vor der Beurkundung stattfinden, nicht erst bei der Apostille. Den Unterschied der beiden Verfahren erklären wir ausführlich im Beitrag Apostille vs. Legalisation.
Zunehmend werden Urkunden auch elektronisch ausgefertigt. Das Bundesamt für Informatik verweist auf seiner Seite zu öffentlichen Urkunden und Beglaubigungen auf die Verordnung über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (EÖBV, SR 211.435.1), die Erstellung und Prüfung elektronischer Kopien regelt. Ob eine ausländische Behörde ein solches Format akzeptiert, sollten Sie vorab dort erfragen. Und wenn die Empfängerin zusätzlich eine Übersetzung verlangt, hilft unser Leitfaden zur beglaubigten Übersetzung in der Schweiz.
Unsere Sicht aus der Praxis
Wir begleiten Mandantinnen und Mandanten, deren Geschäft auf zwei Rechtsordnungen und mindestens zwei Sprachen verteilt ist. Dabei sehen wir immer wieder dasselbe Muster: Die Frage «Kann ich auf Englisch beurkunden?» wird zu spät gestellt. Der Entwurf liegt auf Englisch vor, der Termin ist gebucht, und erst dann stellt sich heraus, dass das Register eine deutsche Fassung verlangt oder die Urkundsperson nicht in Englisch beurkundet.
Unsere Empfehlung ist deshalb, die Sprachfrage als rechtliche Frage zu behandeln, nicht als Übersetzungsauftrag. Eine zweisprachige Urkunde ist nur so gut wie die Übereinstimmung beider Fassungen. Begriffe wie Stammkapital, Sacheinlage oder Errungenschaftsbeteiligung lassen sich nicht wörtlich übertragen, sie müssen in ihrer rechtlichen Wirkung erklärt werden.
Genau dafür arbeiten wir ohne externe Dolmetscher: Unsere Juristinnen beraten direkt in Deutsch, Englisch, Französisch, Ukrainisch und Russisch. Das heißt, wer den Vertrag prüft, ist auch diejenige, die ihn Ihnen in Ihrer Sprache erklärt. Und wir bleiben an Ihrer Seite vom ersten Gespräch bis zur notariellen Beurkundung, inklusive Apostille und Übersetzungsbegleitung danach.
— Bitblade
Begleitung von Entwurf bis Urkunde
Sie planen eine Gründung, einen Ehevertrag oder eine Vollmacht mit englischsprachigen Beteiligten? Wir prüfen vorab Formbedarf, Sprache und Zuständigkeit, erstellen oder prüfen den Entwurf in beiden Sprachen und koordinieren den Termin mit der Urkundsperson. Die Erstberatung und Einschätzung kostet ab 150 CHF pro Stunde. Für klar umrissene Leistungen wie Vertragsprüfung, Firmengründung oder Apostille mit Vollmacht und Übersetzung finden Sie unsere Angebote unter Pakete und Honorare, einen Überblick über alle Rechtsgebiete unter unseren Leistungen.
Häufige Fragen
Kann ein Schweizer Notar auf Englisch beurkunden?
Ja, wenn das kantonale Recht es zulässt und die Urkundsperson die Sprache sicher beherrscht. In vielen Fällen wird zweisprachig beurkundet oder eine Dolmetscherin beigezogen. Fragen Sie beim zuständigen Notariat vorab ausdrücklich nach.
Akzeptiert das Handelsregister englische Statuten?
Meist nicht als alleinige Fassung. Das Handelsregisteramt Basel-Stadt etwa verlangt für fremdsprachige Statuten und Verträge zusätzlich eine deutsche Übersetzung. Eine zweisprachige Fassung mit Vorrangklausel für die Amtssprache ist deshalb der übliche Weg.
Was ist der Unterschied zwischen notariell beglaubigt und notariell beurkundet?
Bei der Beglaubigung bestätigt die Urkundsperson nur die Echtheit einer Unterschrift oder Kopie. Bei der Beurkundung hält sie das gesamte Rechtsgeschäft in vorgeschriebener Form fest und stellt sicher, dass die Parteien es verstehen. Auf Englisch heißt das eine «certification of signature», das andere «public deed».
Brauche ich für eine Schweizer Urkunde im Ausland eine Apostille?
Das hängt vom Zielland ab. Ist es dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten, genügt meist eine Apostille, sonst kann eine konsularische Legalisation nötig sein. Manche Länder verlangen zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung.