Публічне нотаріальне посвідчення англійською мовою у Швейцарії є можливим, але не всюди і не для будь-якої угоди однаково. Чи буде документ складено англійською, двомовним або обов’язково однією з офіційних мов, вирішує кантон, у якому відбувається посвідчення, і часто також реєстр, до якого документ зрештою потрапить. Хто з Німеччини, Великої Британії чи США засновує швейцарський GmbH, укладає шлюбний договір або потребує довіреності для Швейцарії, має з’ясувати три питання до призначення зустрічі з нотаріусом: яку форму вимагає угода? Яку мову допускає уповноважена особа? І що вимагає орган, який у підсумку має прийняти документ?
Коротко
- У Швейцарії немає єдиного права нотаріального посвідчення: процедуру переважно регулюють кантони, тож мова документа залежить від місця та уповноваженої особи.
- Документ англійською має сенс лише тоді, коли всі учасники його розуміють, а уповноважена особа впевнено володіє мовою або залучає перекладача.
- Для торговельного реєстру самого лише англійського тексту зазвичай недостатньо: статути та договори іншими мовами, як правило, потребують додатково німецької (або кантональної) версії чи перекладу.
- Двомовні документи (німецька/англійська) часто є найбільш практичним шляхом, але потребують чіткого правила, яка версія має пріоритет у разі розбіжностей.
- Нотаріальне посвідчення, засвідчення, переклад та апостиль — це чотири різні кроки. Хто їх плутає, втрачає тижні.
Посвідчення, засвідчення, переклад: три різні процедури
Більшість результатів пошуку за цією темою стосуються засвідчених перекладів. Це інша процедура, ніж нотаріальне посвідчення, і різниця має наслідки.
Під час публічного нотаріального посвідчення уповноважена державою особа фіксує правочин або юридично значущий факт у передбаченій законом формі. Нотаріати кантону Цюрих у своєму глосарії щодо публічного посвідчення пояснюють, що слово «публічне» стосується уповноваженої особи, а не процедури: сторонніх під час процедури немає. Мета форми — щоб сторони отримали повну ясність щодо угоди та були захищені від необдуманих рішень.
Під час засвідчення уповноважена особа підтверджує лише справжність підпису або відповідність копії оригіналу. Зміст документа при цьому не перевіряється.
Засвідчений переклад, своєю чергою, підтверджує, що переклад відповідає оригінальному тексту. Він не перетворює англійський договір на швейцарський публічний документ.
Переклад самого цього слова також не є однозначним. Cambridge Dictionary для «Beurkundung» подає, зокрема, «certification» і «registration», а нотаріальне посвідчення договору купівлі-продажу перекладає як «notarization». Для швейцарського публічного посвідчення найточнішим вибором є «public deed». Саме лише «certification» для англомовного партнера звучить як просте засвідчення підпису, і саме це непорозуміння в міжнародних трансакціях призводить до хибних очікувань. Якщо потрібно пояснити діловому партнеру в Лондоні чи Нью-Йорку, що саме відбувається в Цюриху, краще писати «Swiss public deed executed before a notary», а не просто «notarised».
Чи може швейцарський документ бути англійською?
Коротка відповідь: федеральне право встановлює обов’язок публічного посвідчення для певних угод, але саму процедуру регулюють кантони. Кантон Санкт-Галлен на своїй сторінці про посвідчення та засвідчення зазначає, що Цивільний кодекс (ZGB) вимагає публічного посвідчення для певних договорів і заяв. Як саме здійснюється посвідчення, якою мовою та за участі кого — це вже регулює кантональне право.
До того ж, кантони організували свій нотаріат по-різному. Аналіз Служби нагляду за цінами (Preisüberwachung) щодо кантональних нотаріальних тарифів розрізняє три системи: вільний нотаріат з приватнопрактикуючими нотарями (наприклад, у Женеві, Во, Берні, Ааргау, Базелі-Штадт та Тічино), державний нотаріат з уповноваженими особами, що перебувають на державній службі, і змішані форми. У кантоні Цюрих посвідчують державні нотаріати. У системі вільного нотаріату, навпаки, можна цілеспрямовано обрати нотаріуса, який упевнено володіє англійською.
Усі системи об’єднує одне: уповноважена особа має переконатися, що кожна сторона розуміє, що вона підписує. Цюрихське положення про нотаріат (Notariatsverordnung) вимагає, наприклад, щоб нотаріус у документі зазначав, що він містить волю сторін, що сторони з ним ознайомилися, визнали правильним і підписали, а також зазначав, чи був документ зачитаний або сторони читали його самостійно. Англомовний документ, який одна зі сторін не розуміє, цієї мети не досягає, так само як і німецькомовний документ для засновниці, яка читає лише англійською.
Експертна група Федерального управління юстиції у своєму звіті про єдину процедуру нотаріального посвідчення розглянула саме ці питання: мова документа, іномовні сторони, зачитування, затвердження та підписання. У звіті посвідчення описано як процедуру із захисною, доказовою та роз’яснювальною функцією. Звідси для практики випливає: якісний англійський проєкт — це лише початок. Вирішальним є те, чи може уповноважена особа чисто провести процедуру цією мовою.
Порівняння з Німеччиною
Хто прибуває з Німеччини, знає чітке правило. Згідно з § 5 Закону про нотаріальне посвідчення (BeurkG), документи складаються, як правило, німецькою мовою, однак нотаріус на вимогу може посвідчити і іншою мовою, якщо достатньо нею володіє. Якщо учасник не розуміє мови документа, згідно з § 16 BeurkG протокол має бути перекладено. У Швейцарії такого загальнофедерального припису немає. Тож не слід припускати, що цюрихський чи женевський нотаріат працює так само, як ваш нотаріус у Мюнхені чи Гамбурзі.
Двомовний документ: часто найкращий шлях
Для багатьох міжнародних справ двомовна версія у дві колонки, німецька ліворуч і англійська праворуч, є найбільш практичним рішенням. Іноземні учасники читають свою мову, реєстр отримує версію своєю офіційною мовою.
Причина зазвичай у торговельному реєстрі. Торговельний реєстр Базель-Штадт у своєму меморандумі про зміст, форму та мову реєстраційних документів пише, що іномовні документи зі складним змістом, зокрема статути, договори, звіти про заснування та заповідальні розпорядження, подаються як в оригіналі, так і в німецькому перекладі. Перекладач має підписати переклад і підтвердити свою кваліфікацію. Інші кантони встановлюють власні правила відповідно до своїх офіційних мов. Тому з’ясуйте у відповідному торговельному реєстрі, яку версію він вимагає.
Щоб двомовний документ працював, йому потрібні три речі:
- Клаузула про пріоритет. У документі слід зазначити, яка версія діє у разі розбіжностей. Для швейцарських реєстрів це, як правило, версія офіційною мовою.
- Ідентичність змісту. Обидві колонки мають говорити те саме — аж до сум, строків і фірмових найменувань. Розбіжності між версіями пізніше стають предметом спору.
- Чиста термінологія. Такі поняття, як «Stammkapital», «Geschäftsführer» або «Zeichnungsberechtigung», не мають тотожних англійських відповідників. Юридично вивірений переклад запобігає тому, щоб англійська версія обіцяла щось інше, ніж німецька.
Типові угоди та що треба врахувати щодо мови
Заснування GmbH або AG. Установчий документ і статут публічно посвідчуються, а потім подаються до торговельного реєстру. Тут двомовна версія є стандартом, якщо залучені іноземні засновники. Що ще треба перевірити, ми показуємо у матеріалі про нотаріальне посвідчення GmbH і AG.
Шлюбний договір і договір про спадкування. Обидва потребують публічного посвідчення. Тут ідеться не про реєстр, а про особисті, часто довічні рішення. Якщо один із подружжя не розуміє німецької, версія його мовою або переклад на самій процедурі — це не комфорт, а умова того, щоб договір пізніше не було оскаржено.
Купівля-продаж нерухомості. Купівля квартири чи будинку також має бути публічно посвідчена. Оскільки документ потім подається до земельної книги, слід заздалегідь з’ясувати там, яку мовну версію вона приймає. Виключно англомовний документ тут рідко є найпростішим шляхом.
Довіреність і засвідчення підпису. Англомовну довіреність для банку в Лондоні у Швейцарії можна без проблем засвідчити, бо уповноважена особа лише підтверджує підпис. Цюрихські нотаріати на своїй сторінці про засвідчення пояснюють, що при цьому перевіряють особу підписанта за дійсним паспортом або посвідченням особи. Як підготувати довіреність для використання за кордоном, пояснюємо у матеріалі про апостиль для довіреності.
Хід англомовного або двомовного посвідчення
- З’ясувати вимоги до форми. Чи потребує угода публічного посвідчення, чи достатньо засвідчення підпису? Від цього залежать витрати часу й коштів.
- З’ясувати компетенцію та мову. Який кантон, яка уповноважена особа? Прямо запитайте, чи провадиться посвідчення англійською, лише двомовно, чи треба залучити перекладача та хто його забезпечує.
- Підготувати і перевірити проєкт. Проєкт має бути юридично й мовно готовий ще до передачі в нотаріат. Зміни у день посвідчення коштують часу і часто призводять до нового призначення.
- Зібрати документи. Посвідчення особи, витяги з реєстрів і підтвердження представництва, за потреби з апостилем і перекладом.
- Відвідати призначений час. Документ зачитується або читається самостійно, затверджується і підписується.
- Подальші дії. Виготовлення копій, подання до торговельного реєстру чи земельної книги і, якщо документ іде за кордон, апостиль або легалізація та переклад.
На крок 4 закладайте достатньо часу, якщо задіяні іноземні документи. Англомовний витяг з торговельного реєстру материнської компанії сам часто спочатку потребує апостиля та засвідченого перекладу, перш ніж швейцарська уповноважена особа його прийме.
Що принести на зустріч
- дійсний паспорт або посвідчення особи всіх підписантів
- фінальний, ще не підписаний проєкт у всіх мовних версіях
- для підприємств — актуальний витяг з торговельного реєстру та підтвердження повноважень представника, наприклад довіреність або рішення ради директорів
- для іноземних товариств — відповідні підтвердження з апостилем і за потреби перекладом
- письмові вимоги іноземного органу-одержувача, якщо документ використовуватиметься за кордоном
Які саме підтвердження вимагаються, відрізняється залежно від кантону, уповноваженої особи та угоди. Запитайте заздалегідь письмово про перелік.
Скільки коштує англомовне посвідчення
Єдиної швейцарської ціни немає. Служба нагляду за цінами порівняла тарифи кантонів для стандартизованих угод — передання нерухомості, заснування товариств, шлюбних і спадкових договорів та засвідчення підписів. Багато зборів залежать від вартості трансакції, а витрати, правове консультування або проєкти можуть виставлятися окремо.
Для англомовного або двомовного документа зазвичай додаються:
- переклад або двомовна підготовка проєкту
- перекладач під час процедури, якщо уповноважена особа сама не посвідчує англійською
- апостилі та засвідчені переклади іноземних документів
- витяги з реєстрів: засвідчений витяг з торговельного реєстру кантону Цюрих, за даними цюрихського торговельного реєстру, коштує 50 CHF (швейцарських франків) і доступний, зокрема, англійською мовою
Серйозна оцінка витрат тому потребує щонайменше знання кантону, виду документа, вартості трансакції та мовного питання. Хто пропонує вам онлайн єдину ціну за «посвідчення англійською» без цих даних, навряд чи зможе її втримати.
Після посвідчення: апостиль, легалізація і переклад
Якщо документ іде за кордон, робота з підписом ще не закінчена. Чи достатньо апостиля, чи потрібна консульська легалізація, залежить від країни призначення та чинних угод. Швейцарські закордонні представництва на своїй сторінці про легалізацію чітко зазначають, що легалізація лише підтверджує справжність підпису чи печатки і не бере на себе відповідальності за зміст чи дійсність документа. Отже, змістовна перевірка має відбутися до посвідчення, а не вже на етапі апостиля. Різницю між цими двома процедурами ми докладно пояснюємо у матеріалі «Апостиль vs. легалізація».
Дедалі частіше документи оформлюються і електронно. Федеральне управління інформатики на своїй сторінці про публічні документи та засвідчення посилається на Положення про створення електронних публічних документів та електронних засвідчень (EÖBV, SR 211.435.1), яке регулює створення і перевірку електронних копій. Чи приймає іноземний орган такий формат, слід заздалегідь уточнити в нього. А якщо одержувач додатково вимагає переклад, допоможе наш путівник щодо засвідченого перекладу у Швейцарії.
Наш погляд з практики
Ми супроводжуємо клієнтів, бізнес яких розподілений між двома правопорядками і щонайменше двома мовами. При цьому ми раз у раз бачимо одну й ту саму схему: питання «Чи можу я посвідчити англійською?» ставиться надто пізно. Проєкт уже є англійською, зустріч призначена, і лише тоді з’ясовується, що реєстр вимагає німецької версії або що уповноважена особа не посвідчує англійською.
Тому ми рекомендуємо ставитися до мовного питання як до юридичного, а не як до завдання на переклад. Двомовний документ рівно такий добрий, наскільки збігаються обидві версії. Такі поняття, як Stammkapital, Sacheinlage чи Errungenschaftsbeteiligung, не можна перенести дослівно — їх треба пояснити в їхній юридичній дії.
Саме для цього ми працюємо без зовнішніх перекладачів: наші юристки консультують напряму німецькою, англійською, французькою, українською і російською. Це означає, що та сама особа, яка перевіряє договір, пояснює його вам вашою мовою. І ми залишаємося поруч від першої розмови до нотаріального посвідчення, включно з апостилем і супроводом перекладу після нього.
— Bitblade
Супровід від проєкту до документа
Ви плануєте заснування, шлюбний договір або довіреність з англомовними учасниками? Ми заздалегідь перевіряємо вимоги до форми, мову і компетенцію, складаємо або перевіряємо проєкт обома мовами і координуємо зустріч з уповноваженою особою. Первинна консультація та оцінка коштує від 150 CHF (швейцарських франків) за годину. Для чітко окреслених послуг — перевірки договору, заснування компанії або апостиля з довіреністю та перекладом — наші пропозиції знайдете у розділі «Пакети та гонорари», огляд усіх правових галузей — у розділі наших послуг.
Поширені запитання
Чи може швейцарський нотаріус посвідчувати англійською?
Так, якщо це дозволяє кантональне право і уповноважена особа впевнено володіє мовою. У багатьох випадках посвідчують двомовно або залучають перекладача. Запитайте у відповідному нотаріаті заздалегідь прямо.
Чи приймає торговельний реєстр англомовний статут?
Переважно ні як єдину версію. Торговельний реєстр Базель-Штадт, наприклад, для іномовних статутів і договорів вимагає додатково німецький переклад. Тому звичайним шляхом є двомовна версія з клаузулою про пріоритет офіційної мови.
У чому різниця між нотаріально засвідченим і нотаріально посвідченим?
Під час засвідчення уповноважена особа підтверджує лише справжність підпису чи копії. Під час посвідчення вона фіксує весь правочин у приписаній формі і забезпечує, щоб сторони його розуміли. Англійською перше — це «certification of signature», друге — «public deed».
Чи потрібен для швейцарського документа за кордоном апостиль?
Це залежить від країни призначення. Якщо вона приєдналася до Гаазької конвенції про апостиль, зазвичай достатньо апостиля, інакше може знадобитися консульська легалізація. Деякі країни додатково вимагають засвідчений переклад.