Un acte authentique en anglais est possible en Suisse, mais pas partout et pas pour toute opération. Le fait que l'acte soit instrumenté en anglais, de manière bilingue ou impérativement dans une langue officielle dépend du canton d'instrumentation, et souvent du registre auprès duquel l'acte sera déposé. Toute personne qui, depuis l'Allemagne, le Royaume-Uni ou les États-Unis, constitue une Sàrl suisse, conclut un contrat de mariage ou a besoin d'une procuration pour la Suisse devrait donc clarifier trois questions avant de fixer le rendez-vous chez le notaire: quelle forme l'opération exige-t-elle? Quelle langue l'officier public compétent accepte-t-il? Et qu'exige l'autorité qui recevra finalement le document?
En bref
- La Suisse ne connaît pas de droit uniforme en matière d'instrumentation: la procédure relève largement des cantons, c'est pourquoi la langue de l'acte dépend du lieu et de l'officier public.
- Un acte en anglais n'a de sens que si toutes les parties le comprennent et que l'officier public maîtrise sûrement la langue ou fait appel à une interprète.
- Pour le registre du commerce, l'anglais ne suffit généralement pas: statuts et contrats dans d'autres langues exigent en règle générale une version ou traduction supplémentaire en allemand (ou dans la langue cantonale).
- Les actes bilingues (allemand/anglais) sont souvent la voie la plus praticable, mais nécessitent une règle claire précisant quelle version prévaut en cas de doute.
- Instrumentation, légalisation, traduction et apostille sont quatre étapes distinctes. Les confondre fait perdre des semaines.
Instrumentation, légalisation, traduction: trois opérations distinctes
La plupart des résultats de recherche sur ce sujet portent sur les traductions certifiées. Il s'agit d'une opération différente de l'instrumentation, et la distinction a des conséquences.
Lors de l'instrumentation par acte authentique, un officier public habilité par l'État consigne un acte juridique ou un fait juridiquement pertinent dans la forme prescrite par la loi. Les notariats du canton de Zurich expliquent, dans leur glossaire relatif à l'acte authentique, que le terme «authentique» se rapporte à l'officier public et non à la procédure: aucun tiers n'y assiste. L'exigence de forme vise à garantir aux parties une pleine clarté sur l'opération et à les protéger contre des décisions irréfléchies.
Lors de la légalisation, l'officier public ne confirme que l'authenticité d'une signature ou la conformité d'une copie à l'original. Il n'examine pas le contenu du document.
Enfin, la traduction certifiée confirme la conformité d'une traduction au texte original. Elle ne transforme pas un contrat anglais en acte authentique suisse.
La traduction du terme lui-même n'est pas univoque. Le Cambridge Dictionary propose pour «Beurkundung» notamment «certification» et «registration», et traduit l'instrumentation d'un contrat de vente devant notaire par «notarization». Pour l'acte authentique suisse, «public deed» est le choix le plus précis. «Certification» seul évoque pour un interlocuteur anglophone une simple légalisation de signature, et c'est précisément ce malentendu qui, dans les transactions internationales, conduit à de fausses attentes. Si vous devez expliquer à un partenaire commercial à Londres ou à New York ce qui se passe à Zurich, écrivez plutôt «Swiss public deed executed before a notary» que simplement «notarised».
Un acte suisse peut-il être rédigé en anglais?
Réponse brève: le droit fédéral impose l'acte authentique pour certaines opérations, mais la procédure relève des cantons. Le canton de Saint-Gall rappelle, sur sa page consacrée aux actes authentiques et légalisations, que le Code civil exige l'acte authentique pour certains contrats et déclarations. Comment l'acte est précisément instrumenté, dans quelle langue et avec quelles personnes présentes, relève en revanche du droit cantonal.
S'y ajoute le fait que les cantons organisent leur notariat de manière différente. L'analyse de la Surveillance des prix sur les tarifs notariaux cantonaux distingue trois systèmes: le notariat libre avec des notaires exerçant à titre indépendant (par exemple à Genève, Vaud, Berne, Argovie, Bâle-Ville et au Tessin), le notariat d'État avec des officiers publics salariés de l'État, et des formes mixtes. Dans le canton de Zurich, l'instrumentation est le fait de notariats étatiques. Dans le notariat libre, vous pouvez en revanche choisir délibérément une notaire maîtrisant sûrement l'anglais.
Ce que tous les systèmes ont en commun: l'officier public doit s'assurer que chaque partie comprend ce qu'elle signe. L'ordonnance zurichoise sur le notariat exige par exemple que le notaire déclare, sur l'acte, que celui-ci contient la volonté des parties, qu'il a été porté à leur connaissance, reconnu comme exact et signé, et qu'il indique si l'acte a été lu à haute voix ou lu par les parties elles-mêmes. Un acte en anglais qu'une partie ne comprend pas ne remplit pas cette finalité, pas plus qu'un acte en allemand pour une fondatrice qui ne lit que l'anglais.
Le groupe d'experts de l'Office fédéral de la justice a traité précisément ces points dans son rapport sur une procédure d'instrumentation unifiée: langue de l'acte, parties de langue étrangère, lecture, approbation et signature. Le rapport décrit l'instrumentation comme une procédure à fonction protectrice, probatoire et de clarté. Il en découle pour la pratique: un bon projet en anglais n'est qu'un début. L'essentiel est que l'officier public puisse mener proprement la procédure dans cette langue.
La comparaison avec l'Allemagne
Quiconque vient d'Allemagne connaît une règle claire. Selon le § 5 du Beurkundungsgesetz, les actes sont en principe établis en langue allemande, mais le notaire peut, sur demande, instrumenter dans une autre langue s'il la maîtrise suffisamment. Si une partie ne comprend pas la langue de l'acte, le procès-verbal doit être traduit conformément au § 16 BeurkG. Une telle règle fédérale fait défaut en Suisse. Ne partez donc pas du principe qu'un notariat zurichois ou genevois travaille comme votre notaire à Munich ou à Hambourg.
L'acte bilingue: souvent la meilleure voie
Pour de nombreux mandats internationaux, une version bilingue sur deux colonnes, l'allemand à gauche et l'anglais à droite, est la solution la plus praticable. Les parties étrangères lisent leur langue, le registre reçoit une version dans sa langue officielle.
La raison tient le plus souvent au registre du commerce. L'office du registre du commerce de Bâle-Ville écrit, dans sa notice relative au contenu, à la forme et à la langue des pièces du registre, que les pièces en langue étrangère au contenu non simple, par exemple statuts, contrats, rapports de fondation et dispositions pour cause de mort, doivent être produites tant en original qu'en traduction allemande. La traductrice doit signer la traduction et justifier de sa qualification. D'autres cantons posent leurs propres règles, en fonction de leurs langues officielles respectives. Clarifiez donc auprès de l'office du registre du commerce compétent quelle version il exige.
Pour qu'un acte bilingue fonctionne, trois éléments sont nécessaires:
- Une clause de prévalence. L'acte doit indiquer quelle version prévaut en cas de divergence. Pour les registres suisses, il s'agit en règle générale de la version dans la langue officielle.
- Des contenus identiques. Les deux colonnes doivent dire la même chose, jusqu'aux montants, aux délais et aux raisons sociales. Les divergences entre versions deviennent plus tard un point de litige.
- Une terminologie rigoureuse. Des notions comme «Stammkapital», «Geschäftsführer» ou «Zeichnungsberechtigung» n'ont pas d'équivalents anglais parfaitement superposables. Une traduction juridiquement vérifiée évite que la version anglaise ne promette autre chose que la version allemande.
Opérations typiques et points linguistiques à surveiller
Constitution d'une Sàrl ou d'une SA. Acte constitutif et statuts font l'objet d'un acte authentique, puis sont transmis au registre du commerce. Ici, la version bilingue est la norme lorsque des fondateurs étrangers sont impliqués. Les autres points à vérifier sont présentés dans notre article sur l'acte authentique pour Sàrl et SA.
Contrat de mariage et pacte successoral. Les deux exigent l'acte authentique. Il ne s'agit pas ici de registre, mais de décisions personnelles, souvent engageant la vie entière. Si un conjoint ne comprend pas l'allemand, une version dans sa langue ou une traduction lors du rendez-vous n'est pas seulement un confort, mais la condition pour que le contrat ne soit pas contesté par la suite.
Achat immobilier. L'achat d'un appartement ou d'une maison doit également faire l'objet d'un acte authentique. Comme l'acte est ensuite transmis au registre foncier, vous devriez clarifier au préalable quelle version linguistique celui-ci accepte. Un acte purement en anglais est rarement la voie la plus simple ici.
Procuration et légalisation de signature. Une procuration en anglais destinée à une banque à Londres peut être légalisée sans difficulté en Suisse, car l'officier public ne confirme que la signature. Les notariats zurichois décrivent, sur leur page consacrée aux légalisations, qu'ils vérifient alors l'identité du signataire au moyen d'un passeport valable ou d'une carte d'identité. La préparation d'une procuration pour l'étranger est expliquée dans notre article sur l'apostille pour la procuration.
Déroulement d'un acte en anglais ou bilingue
- Clarifier l'exigence de forme. L'opération requiert-elle un acte authentique ou une légalisation de signature suffit-elle? De cela dépendent l'ampleur et les coûts.
- Clarifier la compétence et la langue. Quel canton, quel officier public? Demandez expressément s'il est instrumenté en anglais, uniquement en bilingue, ou si une interprète doit être associée, et qui la fournit.
- Rédiger et vérifier le projet. Le projet doit tenir sur les plans juridique et linguistique avant d'être transmis au notariat. Les modifications le jour de l'instrumentation coûtent du temps et souvent un nouveau rendez-vous.
- Rassembler les pièces. Documents d'identité, extraits de registre et preuves de pouvoir de représentation, le cas échéant avec apostille et traduction.
- Honorer le rendez-vous. L'acte est lu à haute voix ou lu par les parties, approuvé et signé.
- Procédures ultérieures. Expéditions, inscription au registre du commerce ou au registre foncier et, si l'acte est destiné à l'étranger, apostille ou légalisation ainsi que traduction.
Prévoyez suffisamment de temps pour l'étape 4 si des pièces étrangères sont en jeu. Un extrait du registre du commerce anglais d'une société mère nécessite souvent lui-même une apostille et une traduction certifiée avant qu'un officier public suisse ne l'accepte.
Ce qu'il faut apporter au rendez-vous
- passeport ou carte d'identité valable de tous les signataires
- le projet final, non encore signé, dans toutes les versions linguistiques
- pour les entreprises, un extrait récent du registre du commerce et la preuve du pouvoir de représentation, par exemple une procuration ou une décision du conseil d'administration
- pour les sociétés étrangères, les justificatifs correspondants avec apostille et, le cas échéant, traduction
- les exigences écrites de l'autorité étrangère destinataire, si l'acte est utilisé à l'étranger
Les justificatifs exigés varient selon le canton, l'officier public et l'opération. Demandez au préalable une liste par écrit.
Ce que coûte un acte en anglais
Il n'existe pas de prix suisse uniforme. La Surveillance des prix a comparé les tarifs cantonaux pour des opérations standardisées telles que transferts immobiliers, constitutions de sociétés, contrats de mariage et pactes successoraux ainsi que légalisations de signatures. De nombreux émoluments sont fonction de la valeur de la transaction, et débours, conseil juridique ou projets peuvent être facturés séparément.
Pour un acte en anglais ou bilingue s'ajoutent typiquement:
- la traduction ou l'élaboration bilingue du projet
- une interprète lors du rendez-vous si l'officier public n'instrumente pas lui-même en anglais
- des apostilles et traductions certifiées des pièces étrangères
- des extraits de registre: dans le canton de Zurich, un extrait certifié du registre du commerce coûte, selon l'office du registre du commerce de Zurich, 50 francs et est notamment disponible en anglais
Une estimation sérieuse des coûts suppose donc au minimum le canton, le type d'acte, la valeur de la transaction et la question linguistique. Celui qui, en ligne, vous annonce un prix forfaitaire pour un «acte authentique en anglais» sans connaître ces éléments ne pourra guère le tenir.
Après l'instrumentation: apostille, légalisation et traduction
Si l'acte est destiné à l'étranger, le travail n'est pas achevé avec la signature. La question de savoir si une apostille suffit ou si une légalisation consulaire est nécessaire dépend du pays de destination et des accords en vigueur. Les représentations suisses à l'étranger précisent, sur leur page consacrée aux légalisations, qu'une légalisation ne confirme que l'authenticité d'une signature ou d'un sceau et n'assume aucune responsabilité quant au contenu ou à la validité du document. La vérification du contenu doit donc intervenir avant l'instrumentation, et non au moment de l'apostille. Nous expliquons la différence entre les deux procédures en détail dans l'article Apostille vs. légalisation.
Les actes sont de plus en plus souvent établis sous forme électronique. L'Office fédéral de l'informatique renvoie, sur sa page consacrée aux actes authentiques et légalisations, à l'ordonnance sur l'établissement d'actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (OAAE, RS 211.435.1), qui règle l'établissement et la vérification des copies électroniques. Il convient de demander au préalable à l'autorité étrangère si elle accepte un tel format. Et si le destinataire exige en outre une traduction, notre guide sur la traduction certifiée en Suisse est utile.
Notre regard de praticiens
Nous accompagnons des mandantes et mandants dont l'activité se répartit sur deux ordres juridiques et au moins deux langues. Nous observons toujours le même schéma: la question «puis-je instrumenter en anglais?» est posée trop tard. Le projet est rédigé en anglais, le rendez-vous est fixé, et c'est seulement alors qu'il apparaît que le registre exige une version allemande ou que l'officier public n'instrumente pas en anglais.
Notre recommandation est donc de traiter la question linguistique comme une question juridique, non comme un mandat de traduction. Un acte bilingue ne vaut que par la concordance de ses deux versions. Des notions comme Stammkapital, Sacheinlage ou Errungenschaftsbeteiligung ne se traduisent pas littéralement; il faut en expliquer l'effet juridique.
C'est précisément pour cela que nous travaillons sans interprètes externes: nos juristes conseillent directement en allemand, anglais, français, ukrainien et russe. Autrement dit, celle qui vérifie le contrat est aussi celle qui vous l'explique dans votre langue. Et nous restons à vos côtés du premier entretien à l'acte authentique, apostille et accompagnement de la traduction compris.
— Bitblade
Accompagnement du projet à l'acte
Vous préparez une constitution de société, un contrat de mariage ou une procuration avec des parties anglophones? Nous vérifions au préalable l'exigence de forme, la langue et la compétence, rédigeons ou vérifions le projet dans les deux langues et coordonnons le rendez-vous avec l'officier public. La première consultation et appréciation coûte à partir de 150 CHF l'heure. Pour des prestations clairement circonscrites telles que vérification de contrat, constitution d'entreprise ou apostille avec procuration et traduction, vous trouverez nos offres sous Forfaits et honoraires, un aperçu de tous les domaines du droit sous nos prestations.
Questions fréquentes
Un notaire suisse peut-il instrumenter en anglais?
Oui, lorsque le droit cantonal l'autorise et que l'officier public maîtrise sûrement la langue. Dans de nombreux cas, l'instrumentation est bilingue ou une interprète est associée. Renseignez-vous expressément au préalable auprès du notariat compétent.
Le registre du commerce accepte-t-il des statuts en anglais?
Le plus souvent pas en tant que seule version. L'office du registre du commerce de Bâle-Ville exige par exemple pour des statuts et contrats en langue étrangère une traduction allemande supplémentaire. Une version bilingue avec une clause de prévalence pour la langue officielle est donc la voie usuelle.
Quelle est la différence entre notarialement légalisé et notarialement instrumenté?
Lors de la légalisation, l'officier public ne confirme que l'authenticité d'une signature ou d'une copie. Lors de l'instrumentation, il consigne l'ensemble de l'acte juridique dans la forme prescrite et s'assure que les parties le comprennent. En anglais, cela s'appelle respectivement «certification of signature» et «public deed».
Ai-je besoin d'une apostille pour un acte suisse destiné à l'étranger?
Cela dépend du pays de destination. S'il a adhéré à la Convention de La Haye sur l'apostille, une apostille suffit généralement; sinon, une légalisation consulaire peut être nécessaire. Certains pays exigent en outre une traduction certifiée.