Voraussetzungen, Anmeldung bei AHV und MwSt, HR-Eintragung ab CHF 100'000 Umsatz, Buchführung, Haftung und der typische Wechsel zur GmbH.
Die Einzelfirma ist die schnellste und günstigste Rechtsform für Solo-Tätigkeiten in der Schweiz. Sie entsteht automatisch mit der Aufnahme einer auf Dauer angelegten Erwerbstätigkeit — kein Notar, kein Gründungsakt, kein Mindestkapital. Dafür: persönliche, unbeschränkte Haftung. Diese Anleitung führt durch alle administrativen Schritte und zeigt, wann sich der Wechsel zur GmbH lohnt.
Vorab: Wenn Sie zwischen Einzelfirma und GmbH abwägen, lesen Sie Rechtsformen Schweiz im Vergleich.
Übersicht — die 5 Schritte zur Einzelfirma
| # | Schritt | Dauer | Pflicht ab |
|---|
| 1 | Firmenname mit Familiennamen wählen | 1 Tag | sofort |
| 2 | AHV-Ausgleichskasse anmelden (Selbständigkeit) | 1–3 Wochen | sofort |
| 3 | Handelsregister-Eintragung | 5–20 Tage | ab CHF 100'000 Umsatz |
| 4 | MwSt-Registrierung bei ESTV | 1–2 Wochen | ab CHF 100'000 Umsatz |
| 5 | Geschäftskonto + Buchführung einrichten | 1–2 Wochen | – |
Gesamt: 1–4 Wochen bis zur einsatzbereiten Einzelfirma.
Schritt 1 — Firmenname mit Familiennamen
Bei der Einzelfirma ist der Familienname zwingender Bestandteil der Firma (Art. 945 OR). Zusätze sind möglich, solange sie kein Gesellschaftsverhältnis mit anderen Personen andeuten.
Zulässig: "Müller Beratung", "Anna Müller IT-Services", "Müller Architektur". Nicht zulässig: "Müller & Partner" (suggeriert Partnerschaft), "Müller AG" (suggeriert Aktiengesellschaft).
Vor der Wahl prüfen, ob der Name bereits als Firma oder Marke geschützt ist — Zefix und Swissreg.
Schritt 2 — AHV-Anmeldung als Selbständigerwerbender
Wer in der Schweiz selbständig erwerbstätig ist, muss sich bei der kantonalen AHV-Ausgleichskasse anmelden. Die Ausgleichskasse prüft, ob tatsächlich Selbständigkeit vorliegt:
- Eigene Räumlichkeiten (auch Home-Office zählt)
- Eigenes wirtschaftliches Risiko (Auftragsausfall, Materialeinsatz)
- Mehrere Auftraggeber (nicht nur ein Hauptkunde — sonst Verdacht auf Scheinselbständigkeit)
- Eigenes Marketing-Material, eigene Rechnungen
Bei Anerkennung als Selbständigerwerbender:
- AHV-Beitrag: 5.371% des Reingewinns (2026), Mindestbeitrag CHF 514/Jahr
- IV-Beitrag + EO-Beitrag zusätzlich (zusammen ca. 10% des Reingewinns)
- Keine ALV-Pflicht — aber auch kein Anspruch auf Arbeitslosenentschädigung im Krisenfall
- 2. Säule (BVG) ist freiwillig — empfohlen über eine Sammelstiftung
- 3. Säule mit erhöhtem Steuerabzug für Selbständige (bis 20% des Reingewinns, max. CHF 36'288 im Jahr 2026)
Schritt 3 — Handelsregister-Eintragung
Pflicht ab Jahresumsatz CHF 100'000 (Art. 36 Abs. 1 HRegV). Darunter freiwillig.
Gründe für freiwilligen Eintrag auch unter CHF 100'000:
- Namensschutz in der Gemeinde des Firmensitzes (Art. 956 OR)
- Geschäftskonto-Eröffnung bei Banken — viele verlangen HR-Eintrag
- Mietverträge auf Firmenname statt Privatperson
- Glaubwürdigkeit bei Kunden und Lieferanten
Kosten: CHF 80 Handelsregister-Eintragung (Einzelfirma, eidg. HR-Gebührenverordnung). Plus ggf. Treuhänder-Honorar.
Anmeldung erfolgt formlos beim kantonalen Handelsregisteramt — Anmeldung mit beglaubigter Unterschrift, Personalausweis-Kopie, Angabe von Firma, Sitz, Zweck und Personalien.
Nachteil der Eintragung: Unternehmen unterliegt der Betreibung auf Konkurs statt nur Betreibung auf Pfändung. Im Insolvenzfall werden alle Vermögenswerte (auch Privatvermögen) durchgerechnet.
Schritt 4 — MwSt-Registrierung
Pflicht ab Jahresumsatz CHF 100'000 weltweit (Art. 10 MWSTG). Anmeldung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) — online oder schriftlich.
Abrechnungsart wählen:
- Effektive Methode: alle Vorsteuern abziehbar, aber Quartalsabrechnung mit Detail
- Saldosteuersatz-Methode: branchenspezifischer Pauschalsatz, einfachere Abrechnung halbjährlich — empfohlen für die meisten Solo-Tätigkeiten
Freiwillige MwSt-Anmeldung unter CHF 100'000 macht Sinn, wenn:
- grosse Investitionen mit hohem Vorsteuerabzug anstehen
- Kunden hauptsächlich MwSt-pflichtige Unternehmen sind (für sie ist die MwSt durchlaufend)
Schritt 5 — Geschäftskonto und Buchführung
Geschäftskonto: kein gesetzlicher Zwang bei der Einzelfirma, aber dringend empfohlen für saubere Trennung von Privat- und Geschäftsbewegungen. Banken bieten Einzelfirma-Konten (PostFinance, ZKB, Raiffeisen, Neobanken). Bei HR-Eintrag oft Bedingung.
Buchführung:
- Umsatz < CHF 500'000: vereinfachte Aufzeichnung ("Milchbüchlein") — Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR)
- Umsatz ≥ CHF 500'000: doppelte Buchführung mit Bilanz und Erfolgsrechnung
- Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR)
Software: Bexio, Run my Accounts, Klara, Pebe Smart — alle für Einzelfirma geeignet.
Steuern bei der Einzelfirma
Der Gewinn der Einzelfirma wird direkt beim Inhaber als Einkommen besteuert (Direkte Bundessteuer + kantonale/kommunale Einkommenssteuer). Kein separater Steuersatz wie bei der Kapitalgesellschaft.
Beispiel-Berechnung: Reingewinn CHF 80'000, Familienstand verheiratet ohne Kinder, Wohnsitz Zürich:
- Direkte Bundessteuer: ca. CHF 850
- Kantonal-/Kommunalsteuer Zürich: ca. CHF 11'000
- AHV/IV/EO-Selbständigenbeitrag: ca. CHF 8'000
- Gesamtbelastung: ca. CHF 19'850 (ca. 25% des Gewinns)
Zum Vergleich GmbH mit gleichem Gewinn (Geschäftsführer-Lohn CHF 60'000 + Dividende CHF 15'000): nur leicht günstiger, Aufwand und Nebenkosten höher. Kipppunkt zur GmbH meist ab Gewinn CHF 100'000–150'000.
Wann zur GmbH wechseln
Haftungsrisiko gestiegen: Sie geben Beratungsempfehlungen, programmieren Software für Kunden, machen Bauleistungen — alles mit Schadens-Potenzial, das Sie persönlich treffen kann. GmbH-Haftungsschutz lohnt sich.
Mitarbeitende einstellen: bei einer Einzelfirma ist auch der/die "Arbeitgeber/in" persönlich haftbar für Lohnverpflichtungen, Sozialversicherungen, BVG-Pflicht. GmbH trennt das.
2. Gründer/in kommt dazu: Einzelfirma ist Solo. Bei 2+ Personen → Kollektivgesellschaft (mit persönlicher Solidarhaftung!) oder direkt GmbH.
Gewinn dauerhaft > CHF 100'000–150'000: GmbH-Struktur mit Geschäftsführer-Lohn (BVG-Optimierung) + Dividende (Teilbesteuerung) wird steuerlich oft günstiger.
Investoren-Aufnahme: Einzelfirma ist nicht anteilig übertragbar. GmbH (oder AG) bietet Stamm- bzw. Aktienanteile.
Wechsel-Prozess: Einzelfirma kann via Umwandlung nach FusG oder via Sacheinlage-Gründung GmbH überführt werden. Steuerlich neutral, wenn 5-jährige Sperrfrist für Aktien/Stammanteile eingehalten wird.
Wann ist anwaltliche Beratung sinnvoll
- Wahl Einzelfirma vs. GmbH bei mittlerem Haftungsrisiko — Kostenvergleich + Steuersimulation
- Wechsel Einzelfirma → GmbH — Steuerneutralität, Sperrfrist, Vermögensübertragung
- Scheinselbständigkeit-Risiko — wenn nur ein Hauptauftraggeber vorhanden ist, droht AHV-Nachforderung über Jahre
- Branchen mit Spezial-Bewilligungen — z.B. Medizinprodukte, Heilmittel, Finanzdienstleistungen
- Internationale Tätigkeit — Doppelbesteuerungsabkommen, Betriebsstätten-Begriff, MwSt im EU-Raum
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Offizielle Quellen
Häufige Fragen
Wann muss ich meine Einzelfirma ins Handelsregister eintragen?
Ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 ist die Eintragung Pflicht (Art. 36 Abs. 1 HRegV). Darunter ist sie freiwillig — aber oft sinnvoll für Namensschutz, Geschäftskonto-Eröffnung, Mietverträge auf Firma und Glaubwürdigkeit.
Wie viel kostet die Gründung einer Einzelfirma?
Praktisch nichts ausser der HR-Gebühr von CHF 80 (sofern Eintragung erfolgt) — kein Notar, keine Beurkundungskosten, kein Mindestkapital. Bei Wahl eines Treuhänders kommen dessen Kosten dazu (CHF 200–500 typisch für die Einrichtung).
Muss ich bei der AHV angemeldet sein?
Ja. Wer in der Schweiz selbständig erwerbend ist, muss sich bei der kantonalen AHV-Ausgleichskasse anmelden. Die Ausgleichskasse prüft die Selbständigkeit (eigene Räumlichkeiten, eigenes Risiko, mehrere Auftraggeber) und legt darauf den Selbständigkeitsbeitrag fest.
Wann bin ich MwSt-pflichtig?
Ab CHF 100'000 Jahresumsatz (Art. 10 MWSTG). Darunter freiwillig — kann sinnvoll sein, wenn die Vorsteuer aus Investitionen abgezogen werden soll. Anmeldung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).
Welche Buchführung brauche ich?
Bis CHF 500'000 Umsatz reicht die einfache 'Milchbüchlein'-Rechnung (Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage). Ab CHF 500'000 ist die doppelte Buchhaltung Pflicht (Art. 957 OR). Die Steuererklärung verlangt unabhängig vom Umsatz eine saubere Aufzeichnung.
Wann sollte ich von Einzelfirma zur GmbH wechseln?
Wenn das Haftungsrisiko steigt (Beratung, IT-Dienstleistung mit Schaden-Potenzial), wenn Sie Mitarbeitende anstellen, wenn Sie zu zweit gründen, wenn Sie Investoren aufnehmen wollen, wenn der Gewinn dauerhaft über CHF 100'000–150'000 liegt (steuerliche Optimierung über Geschäftsführer-Lohn + Dividende).
Was ist der Vorteil der Einzelfirma gegenüber der GmbH?
Keine Gründungskosten ausser HR-Eintrag, kein Mindestkapital, keine doppelte Buchführung unter CHF 500'000, voller Gewinn fliesst direkt ans Privatvermögen, schnellste Anmeldung. Nachteil: unbeschränkte persönliche Haftung.